公司辦公用品管理辦法
1 目的：為響應公司精細化管理的要求，規范公司辦公用品管理、嚴格控制成本、實現成本分攤，合理節約開支減少浪費，特制定本辦法。
2 說明：
本辦法中指的辦公用品包括：
易耗品類: 鉛筆、白板筆、記號筆、熒光筆、筆記本、軟面抄、筆芯、墨水、打印紙、票據紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、皮筋、掛鉤、硬膠套
非易耗常用類：中性筆、圓珠筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐
非易耗不常用類：筆筒、剪刀、美工刀、訂書機、起釘器、計算器、印泥、印臺、印油
3 辦公用品的申請：
3.1 各部門助理或內勤負責每月統計所在部門內的辦公用品需求。需求統計應本著合理節約，減少浪費的原則。
3.2 各部門助理或內勤根據部門內需求于每月25日前將次月本部門需要申請購買的辦公用品填入“月度辦公用品采購申請單”，并將“辦公用品采購申請表”提交本部門負責人審核并簽字。各部門申請需符合“辦公用品申購標準”（詳見附件一）
3.3 各部門助理或內勤將本部門負責人審核簽字后的“辦公用品采購申請表”于每月25日前交行政辦，逾期不報的部門將延期至次月25日前重新申請購買。
3.4 非日常使用的特殊用品或因臨時事件需應急采購的辦公用品可不限提交時間，單獨提交采購申請。當辦公用品單價超過100元的，申請需經分管副總或總經理審批并簽字。
4 辦公用品的采購：
4.1 行政辦根據各部門申請進行統計，如出現不合理的申請（如某部門10人但某項用品領用量超過20人的部門）應向該部門確認其理由，如理由不合理應駁回不合理項目的采購申請。其它無異議的申請項于每月底統一在定點供應商安排采購。辦公用品采購必須由行政辦統一進行，其它部門不得擅自購買。
4.2 采購選擇的定點供應商為每兩年在市場調查的基礎上，召集三家或三家以上通過資質審查的供貨商參與比價，包括考察供應商的營業執照、規模、業績、資質證明，并具備產品質優價廉，有良好的售后服務，有較好的企業信譽度，具有一定的經濟實力等條件。
4.3 選定的采購定點供應商采取上門送貨、定期結算的合作方式。行政辦應定期對辦公用品市場價格進行調查、核實，隨時與定點供應商根據市場情況，要求供貨商對供貨價格進行調整。
4.4 非日常使用的特殊用品或因臨時事件需應急采購的辦公用品，可視定點供應商的供貨情況，選擇是否在定點供應商采購。如屬于特殊用品或專用用品，由行政辦派專人負責采購，使用部門派專業人員協助采購。并根據領導批示意見在規定時間內完成采購。
5 辦公用品的入庫：
5.1 辦公用品采購到位后，應由行政辦采購員立即核對送貨清單、用品型號、數量、價格、發票并辦理入庫。
5.2 行政辦采購員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺賬，入庫明細，并對月度、年度辦公用品申請、采購情況進行整體統計。
6 辦公用品的出庫及領用
6.1 辦公用品入庫登記完畢后，由行政辦資產管理員通知各部門助理或內勤按部門申請項目領取，每次發放需制作“部門辦公用品領用登記表”并填寫該部門所領取的用品項目及價格等信息。
6.2 各部門助理或內勤辦理領用時需仔細核對“部門辦公用品領用登記表”中的領用項目及價格，確認無誤后簽字，一旦簽字后所領取的物品費用將分攤至所在部門，不可修改。各部門助理或內勤將領用后的辦公用品發放至個人。涉及“憑舊申請”的用品（詳情參照附件一）發放時需個人將廢舊或損壞的舊用品上交各部門助理或內勤，由部門助理或內勤統一交至行政辦資產管理員。
6.3由于東區環保事業部距離較遠，環保事業部所申請的辦公用品由定點供應商直接送至東區，由環保事業部部門助理或內勤接收并核對送貨清單、用品型號、數量、價格。在確認無誤將收到的明細及價格告知行政辦采購員后，由部門助理或內勤直接將辦公用品發放至個人，發放完畢后將統計好的“部門用品發放登記表”發至行政辦資產管理崗。
7 辦公用品費用分攤及成本控制
7.1 辦公用品采購費用實行按部門核算，并計入各部門月計劃費用內，由行政辦統一核算，辦公用品一經領用費用即分攤至所在部門。
7.2 行政辦需嚴格控制辦公用品的申請、采購、入庫、出庫的過程。各部門負責人、助理及內勤因監督本部門員工的辦公用品使用情況，要求自覺愛護辦公用品，如因不正當或不合理使用而損壞物品應照價賠付。
8 本辦法自發文之日起執行，行政辦負責最終解釋權，原相關文件在本制度執行之日起廢止。
附件一：辦公用品申購標準
附件二：辦公用品個人申領月度統計表
附件三：辦公用品部門月度申領表
附件一：
本辦法中指的辦公用品分類：
易耗品: 鉛筆、筆記本、軟面抄、筆芯、墨水、打印紙、票據紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、硬膠套
常用非易耗品：中性筆、圓珠筆、記號筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐
不常用非易耗品：白板筆、筆筒、剪刀、美工刀、訂書機、起釘器、計算器、印泥、印臺、印油
辦公用品申購標準 | |
新員工入司（具有標準辦公桌的崗位）發放標準： 中性筆1支、筆記本1本、筆筒1個、文件夾4個、文件盒1個、文件筐1個 | |
辦公用品種類 | 配發方式 |
易耗品 | 用完后憑舊申請 |
常用非易耗品 | 憑舊申請，每年僅可申請一次 |
不常用非易耗品 | 三級或三級以上部門負責人及部門助理配發 |
其它類辦公用品 | 單價100元以下由所在二級部門長審核通過后隨辦公用品采購發放 單價100元以上的由所在二級部門長審核后經分管副總或總經理審批后采購發放 |
附件二：（各人申請及部門助理統計參考）
年 月 部 辦公用品個人申領統計表 | |||||||||
個人申請統計（部門助理月度上報前填寫） | 部門發放統計(領用人填寫) | 備注 | |||||||
序 | 申請人 | 物品名稱 | 數量 | 單位 | 單價 | 合計 | 領用時間 | 領用人簽字 | |
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發放人： 月 日 | |||||||||
附件三：（各部門助理申請及行政發放填寫）
年 月 部辦公用品采購申領表 | |||||||||
各部門助理申購時填寫 | 行政發放填寫 | 備注 | |||||||
序 | 物品名稱 | 上月領用 | 庫存數 | 申報數 | 預估價 | 單價 | 小計 | ||
1 | |||||||||
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下月預計到崗新人（數量）人 | 預計總價 | 實際總價 | 采購人 | ||||||
申請人： | 部門負責人： | 發放人： | 領用人： | ||||||
領導意見：（單項超過100元的特殊辦公用品需公司領導簽字）
簽字： | |||||||||
注：到崗新人（具有標準辦公桌的崗位）按標準配發：中性筆3支、筆記本2本、筆筒1個、文件夾4個、文件盒2個、文件筐2個，各部門只需報備新人數量不需填寫申報明細，如新人所在崗位需標準配發以外的用品或新人是沒有標準辦公桌的崗位（如生產崗），部門內勤或助理需填寫明細。 | |||||||||
公 司：南京辦公用品采購網
聯系人：楊經理
電話：17502537315
手機：17502537315
E-mail：[email protected]
地 址：南京市建鄴區嘉陵江東街18號新城科技園3棟2樓